Un conflit d’intérêts en entreprise apparaît lorsque les intérêts personnels d’un collaborateur interfèrent avec ses responsabilités professionnelles, au point de pouvoir influencer, ou d’être raisonnablement perçus comme influençant, son objectivité et sa prise de décision.
Les conflits d’intérêts sont rarement perçus comme une menace immédiate par les collaborateurs. Qu’il s’agisse d’un avantage accordé par un fournisseur, d’une recommandation professionnelle ou d’un intérêt capitalistique, ces situations sont fréquemment traitées comme des choix personnels, déconnectés des enjeux de conformité et de gouvernance.
Les conflits d’intérêts restent aujourd’hui l’un des angles morts de la conformité en entreprise. Par manque de clarté ou de lignes directrices concrètes, de nombreux collaborateurs ne savent pas toujours ce qu’il convient de déclarer. Ce flou crée un terrain propice aux dérives, car non traités, les conflits d’intérêts sont fréquemment à l’origine de problématiques plus profondes, qui auraient pu être évitées par une détection et une prise en charge précoces, avant qu’elles n’aboutissent à des violations éthiques, une perte de crédibilité ou des sanctions réglementaires.
Pour les directions conformité et RH, la gestion des conflits d’intérêts n’est plus un simple sujet de bonnes pratiques. Les exigences réglementaires obligent désormais les organisations à détecter, tracer et encadrer ces situations dans le cadre de leurs dispositifs d’éthique et de gouvernance. Ce qui relevait autrefois d’un enjeu périphérique est devenu un pilier de la conformité. Mettre en place un cadre structuré est aujourd’hui essentiel pour protéger la qualité des décisions, garantir l’intégrité de l’organisation et responsabiliser durablement les collaborateurs. Les autorités considèrent désormais la gestion des conflits d’intérêts comme un fondement des programmes de gouvernance et d’éthique.
Pour les directions conformité et RH, la gestion des conflits d’intérêts n’est plus un simple sujet de bonnes pratiques. Les exigences réglementaires obligent désormais les organisations à détecter, tracer et encadrer ces situations dans le cadre de leurs dispositifs d’éthique et de gouvernance. Ce qui relevait autrefois d’un enjeu périphérique est devenu un pilier de la conformité. Mettre en place un cadre structuré est aujourd’hui essentiel pour protéger la qualité des décisions, garantir l’intégrité de l’organisation et responsabiliser durablement les collaborateurs. Les autorités considèrent désormais la gestion des conflits d’intérêts comme un fondement des programmes de gouvernance et d’éthique.
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Le conflit d’intérêts désigne toute situation dans laquelle les intérêts personnels d’un collaborateur peuvent entrer en tension avec ses responsabilités professionnelles, compromettant, ou risquant de compromettre, l’indépendance de son jugement.
Du point de vue de la conformité, l’intention n’est pas le critère déterminant. Un conflit d’intérêts existe dès lors qu’une personne raisonnable peut légitimement s’interroger sur l’objectivité ou l’indépendance d’un collaborateur. Dès lors que ce doute existe, la situation doit être considérée comme un conflit d’intérêts et faire l’objet d’une déclaration, même en l’absence de comportement répréhensible.
Le conflit d’intérêts n’est pas, par nature, une faute. En matière de conformité, il s’inscrit dans une logique préventive visant à identifier en amont des situations sensibles, afin de mettre en place les garde-fous appropriés avant toute dérive.
Les conflits d’intérêts et la corruption sont étroitement liés, mais relèvent de réalités différentes. Le conflit d’intérêts correspond à une situation à risque, tandis que la corruption implique un manquement effectif aux règles éthiques ou légales.
De nombreuses affaires de corruption trouvent leur origine dans des conflits d’intérêts mal identifiés ou non traités. C’est pourquoi la déclaration précoce joue un rôle essentiel. Lorsqu’un conflit d’intérêts est détecté et encadré suffisamment tôt, il peut le plus souvent être résolu en amont, avant qu’il ne débouche sur un manquement éthique ou une infraction.
Les conflits d’intérêts ne concernent pas uniquement les grandes entreprises ou certains secteurs sensibles. Ils peuvent apparaître dans toute organisation et trouvent le plus souvent leur origine dans des situations professionnelles courantes.
C’est précisément ce caractère ordinaire qui les rend difficiles à détecter. Les exemples qui suivent illustrent comment le risque peut s’installer presque imperceptiblement.
Il existe un risque de conflit d’intérêts dès lors qu’un collaborateur intervenant dans des processus d’achats, de référencement fournisseurs ou de décisions stratégiques dispose d’intérêts financiers dans une tierce partie en lien avec ses fonctions. Cela inclut notamment les participations, investissements ou autres intérêts économiques, détenus directement ou par des proches, susceptibles de remettre en cause l’indépendance ou l’objectivité des décisions.
Les liens personnels constituent l’un des principaux facteurs de conflits d’intérêts. Lorsqu’un collaborateur intervient dans le management, le recrutement ou l’évaluation d’un proche, le risque porte moins sur l’intention que sur la perception d’un manque d’impartialité ou de transparence.
Les cadeaux, invitations et avantages reçus ne constituent pas en eux-mêmes des conflits d’intérêts. En revanche, ils peuvent créer des situations à risque dès lors qu’ils influencent, ou sont susceptibles d’être perçus comme influençant le jugement professionnel. Ce risque est particulièrement élevé lors de périodes sensibles telles que les appels d’offres, les négociations ou les audits. C’est pourquoi de nombreuses organisations intègrent les cadeaux et invitations dans leur dispositif de gestion des conflits d’intérêts, en privilégiant la transparence et la déclaration plutôt que l’interdiction systématique.
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Le cumul d’un emploi secondaire, de fonctions de conseil ou d’activités professionnelles externes peut également générer des conflits d’intérêts, notamment lorsqu’il entre en concurrence avec les intérêts de l’employeur, repose sur l’utilisation d’informations confidentielles ou remet en cause l’indépendance du collaborateur. Ces situations, de plus en plus fréquentes, nécessitent des règles de déclaration claires.
Les fonctions politiques, mandats publics ou engagements au sein d’organisations externes peuvent également générer des conflits d’intérêts lorsqu’ils interfèrent avec l’activité de l’entreprise, son environnement réglementaire ou son image.
Les conflits d’intérêts sont difficiles à détecter car ils ne sont pas immédiatement visibles. Ils ne se traduisent pas toujours par un événement précis ou un signalement, contrairement à la fraude ou au harcèlement. Bien souvent, le collaborateur concerné est le seul à en avoir connaissance.
L’un des principaux obstacles réside dans la manière dont ces situations sont perçues. Lorsqu’aucun impact immédiat n’est visible, les collaborateurs ne reconnaissent pas toujours l’existence d’un conflit d’intérêts. En l’absence de cas concrets, de lignes directrices claires ou d’une communication interne suffisamment explicite, la déclaration peut leur sembler superflue, voire inutile.
Les facteurs organisationnels jouent également un rôle important. Lorsque les dispositifs de déclaration reposent sur des déclarations annuelles, des échanges par email ou des conversations informelles, l’information se fragmente et devient difficile à suivre. Cette dispersion réduit la visibilité des équipes conformité et RH, et complique l’identification de tendances, de risques récurrents ou de fonctions particulièrement exposées.
Enfin, les freins culturels et psychologiques ne doivent pas être sous-estimés. Même de bonne foi, les collaborateurs peuvent craindre le regard des autres, une escalade inutile ou des conséquences imprévues. En l’absence de mécanismes de déclaration fiables, confidentiels et structurés, de nombreux conflits potentiels ne sont pas signalés, ce qui accroît l’exposition de l’organisation à des risques éthiques et réglementaires sur le long terme.
La gestion des conflits d’intérêts constitue une obligation légale et réglementaire dans de nombreux cadres juridiques. Les organisations sont de plus en plus tenues de mettre en place des dispositifs formalisés permettant aux collaborateurs de déclarer les situations à risque de manière structurée et traçable.
Au sein de l’Union européenne, la directive sur la protection des lanceurs d’alerte impose la mise en place de canaux internes sécurisés pour le signalement des risques liés à l’intégrité, y compris les situations susceptibles de conduire à des faits de corruption ou de manquements. Les conflits d’intérêts y sont largement reconnus comme des signaux faibles devant faire l’objet d’un signalement interne.
En France, la loi Sapin II qualifie les conflits d’intérêts comme des facteurs majeurs de risque de corruption. Les organisations doivent être en mesure de démontrer que les collaborateurs peuvent déclarer des situations de conflits d’intérêts, et que ces déclarations sont analysées, traitées et documentées dans le cadre du dispositif de conformité.
Au Royaume-Uni comme aux États-Unis, les règles de gouvernance d’entreprise et les dispositifs anticorruption imposent aux dirigeants et aux collaborateurs de déclarer toute situation dans laquelle des intérêts personnels sont susceptibles d’influencer une décision professionnelle. La gestion des conflits d’intérêts fait régulièrement partie des éléments examinés par les autorités lors de l’évaluation des contrôles internes.
Quel que soit le contexte réglementaire, le constat est le même : les politiques et chartes, à elles seules, ne suffisent plus. Les organisations doivent être en mesure de prouver, dans les faits, qu’elles disposent de processus dédiés permettant d’identifier, d’analyser et de gérer les conflits d’intérêts de manière structurée et traçable.
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Des processus clairs de déclaration des conflits d’intérêts sont indispensables pour garantir la cohérence des pratiques, la traçabilité des informations et la solidité du dispositif face aux exigences réglementaires.
Une politique de gestion des conflits d’intérêts, à elle seule, ne suffit plus si elle n’est pas accompagnée de mécanismes de déclaration concrets et d’une communication continue. Une gestion efficace des conflits d’intérêts repose avant tout sur la prévention. Les collaborateurs ne peuvent déclarer que ce qu’ils comprennent, c’est pourquoi il est indispensable de communiquer et de déployer des actions de sensibilisation régulièrement. Les organisations ne peuvent plus se contenter de politiques figées ; elles doivent rappeler activement ce qu’est un conflit d’intérêts, dans quelles situations une déclaration est requise et comment procéder concrètement.
Des campagnes régulières de déclaration jouent un rôle clé dans cette démarche. Elles permettent de normaliser la pratique, de maintenir un niveau de vigilance constant et d’identifier les conflits d’intérêts dans la durée, et non uniquement lorsqu’un problème survient. Ces campagnes sont particulièrement essentielles pour les populations exposées, telles que les équipes de direction, les fonctions achats, finance et conformité, ainsi que les décideurs impliqués dans la sélection de fournisseurs ou les partenariats stratégiques.
La prévention ciblée est tout aussi essentielle, car tous les postes n’exposent pas au même niveau de risque, et les organisations doivent pouvoir adapter leur dispositif en conséquence. La mise en place de canaux ou de workflows dédiés pour les fonctions les plus exposées permet aux équipes conformité d’exercer un contrôle approprié, tout en respectant les principes de proportionnalité et de confidentialité.
Enfin, les mécanismes de déclaration doivent à la fois protéger les collaborateurs et sécuriser l’organisation. Une séparation claire des rôles, une visibilité maîtrisée pour les parties prenantes autorisées et la capacité de signaler les situations sensibles contribuent à instaurer un processus efficace et digne de confiance. Lorsque prévention, communication et structuration fonctionnent de concert, les conflits d’intérêts peuvent être traités de manière précoce, cohérente et transparente.
Des processus clairs de déclaration des conflits d’intérêts sont indispensables pour garantir la cohérence des pratiques, la traçabilité des informations et la capacité de l’organisation à répondre aux exigences réglementaires
La technologie joue un rôle central pour lever de nombreux freins à la déclaration des conflits d’intérêts. L’un de ses principaux apports consiste à contourner la déclaration des échanges en face à face : plutôt que de devoir s’adresser directement à un manager, aux équipes RH ou à la conformité, les collaborateurs peuvent signaler une situation via un canal neutre et structuré. Cette approche simplifie le processus et réduit la pression émotionnelle et psychologique souvent associée à cette démarche.
Les outils numériques rendent également la déclaration des conflits d’intérêts accessible à tout moment. Ces situations ne surviennent pas uniquement lors des campagnes annuelles ou des revues formelles. La mise à disposition d’un canal de déclaration disponible en continu permet aux collaborateurs de signaler une situation dès qu’elle se présente, au moment où elle est la plus simple à analyser et à traiter.
De plus, il est fréquent, notamment au sein des organisations internationales, que les collaborateurs hésitent à déclarer des situations sensibles lorsque le dispositif n’est pas disponible dans leur langue de travail. Les plateformes multilingues permettent d’assurer une gestion des conflits d’intérêts inclusive, cohérente et harmonisée entre les différentes régions, tout en limitant les incompréhensions et les disparités d’application des règles.
Les outils technologiques permettent ainsi aux équipes conformité et RH de dépasser des pratiques dispersées et informelles, pour mettre en place une gestion des conflits d’intérêts plus structurée, cohérente et tournée vers la prévention.
La plateforme Whispli permet aux organisations de disposer d’un module spécifiquement dédié à la déclaration des conflits d’intérêts, alliant simplicité d’usage, confidentialité et structuration des informations. Les collaborateurs peuvent effectuer une déclaration à tout moment, indépendamment des campagnes ponctuelles, au moyen d’un canal neutre et sécurisé, sans passer par un échange direct. Ce dispositif facilite l’expression, banalise la déclaration et encourage une prise de parole plus précoce.
La plateforme renforce également la prévention grâce à une fonctionnalité de campagnes de déclaration régulières et ciblées. Elle permet aux organisations de prioriser les populations les plus exposées, telles que les dirigeants, les équipes achats ou les fonctions stratégiques, tout en maintenant un cadre commun pour l’ensemble des collaborateurs. Le support multilingue assure une accessibilité uniforme dans les différents pays et contribue à une application cohérente des règles au sein d’organisations internationales.
Toutes les déclarations sont regroupées au sein du module de gestion des cas de Whispli, offrant aux équipes conformité et RH une vision centralisée pour examiner les situations, dialoguer avec les collaborateurs et consigner les décisions de façon structurée et traçable. Les droits d’accès paramétrables permettent de traiter séparément les dossiers sensibles, d’identifier les situations à risque et de garantir un niveau de contrôle adapté, tout en préservant la confidentialité des données.
Whispli permet ainsi aux organisations de passer d’une gestion fragmentée à une approche cohérente, structurée et proactive des conflits d’intérêts.
Les conflits d’intérêts sont inévitables dans des organisations complexes. L’enjeu ne réside pas dans leur élimination totale, mais dans la capacité à les identifier et à les traiter le plus en amont possible. La formation des collaborateurs, une communication régulière et des mécanismes de déclaration lisibles permettent de contenir les risques avant qu’ils n’affectent la conformité ou la gouvernance.
Soutenue par des outils adaptés, la gestion des conflits d’intérêts devient un facteur clé de transparence, de confiance et de qualité des décisions, bien au-delà d’une simple exigence réglementaire.