Dispositif d'alerte tout-en-un ou spécialisé : lequel choisir ?
Suite aux nombreux scandales de lancements d’alertes placés sous les feux des projecteurs (tels que celui des EHPAD ou encore le cas de Brittany Higgins au parlement australien), de nouvelles législations (notamment la directive européenne et sa transposition au droit français) ont été adoptées afin de mieux protéger les personnes qui s’expriment. Dans ce contexte, il devient inévitable pour votre organisation de disposer d’un outil de lancement d’alerte interne robuste pour vos acteurs directs ou indirects.
Parmi les solutions vers lesquelles vous pouvez vous tourner pour renforcer votre politique de conformité, deux modèles se distinguent :
- Le modèle tout en un, c'est-à-dire une suite d'outils de conformité
- Le modèle sur mesure, c'est-à-dire un outil d'alerte spécialisé
En fin de compte, l’essentiel est de réussir à choisir le bon outil pour une relation professionnelle à long terme. Mais comment savoir quel type de solution de lancement d’alertes répondra le mieux à vos besoins actuels et s'adaptera à la fois à vos changements de gouvernance interne et au paysage législatif externe ?
L’outil de compliance tout-en-un
Suivant le modèle traditionnel "universel", les solutions tout-en-un proposent des suites d'outils couvrant plusieurs domaines de la conformité : une plate-forme de lancement d’alerte, mais aussi d'autres domaines liés à la conformité tels que la formation ou la gestion des politiques internes de management, regroupés chez un seul prestataire.
Cochez toutes les cases liées à la conformité.
Le modèle tout-en-un peut-être considéré comme une option d'entrée facile, car il remplit toutes les conditions minimales de conformité et semble présenter un faible risque.
C'est le modèle de référence depuis longtemps et il offre une solution facile à gérer et performante, pour autant que vous n'ayez pas besoin de résoudre des problèmes complexes.
À moins que votre organisation ne soit fortement axée sur les processus et que l'harmonisation de votre programme de conformité sous un seul et même outil ne soit une nécessité, vous rencontrerez rapidement des problèmes opérationnels : votre entreprise aura besoin de la flexibilité nécessaire pour mettre en place différentes solutions ponctuelles ou de premier ordre au fur et à mesure que la législation ou vos besoins évoluent.
L'ère de l'intégration
L'argument initial en faveur des solutions "tout-en-un" était la promesse de compatibilité : un seul fournisseur pour répondre à toutes vos problématiques, même avec moins de fonctionnalités, est préférable à un assemblage de systèmes qui ne fonctionneraient pas ensemble.
Toutefois, les choses ont changé, et nous vivons désormais à l'ère de l'intégration. Dans le cas d'une suite d'outils, vous devez faire appel à un spécialiste de l'intégration qui vous fournira un module complémentaire spécifique à votre secteur d'activité et répondant spécifiquement à vos besoins. Ce système vous coûtera cher à chaque fois que vous aurez besoin d'une mise à jour de votre solution, et le coût du changement pour des systèmes robustes tels que ceux-ci seront élevés en temps et en argent.
Coût du changement
La solution tout-en-un vous offrira une stabilité à long terme, mais une très faible flexibilité.
Cela signifie que le jour où vos besoins changeront et que vous devrez faire évoluer l'un de vos outils, vous serez potentiellement coincé avec un fournisseur qui ne s'intègre qu'avec sa propre suite de logiciels ; ce changement unique prendra une ampleur considérable en termes de coûts. Changer toute votre solution pour l'adapter à votre évolution ou avoir un logiciel qui ne correspond pas à vos besoins vous coûtera cher dans les deux cas.
Utiliser l’outil adéquat à la tâche
Selon l'enquête de rapport Productiv, 39 % des employés ont déclaré que ne pas avoir les bons outils ralentissait leur productivité. Le rapport G2 State of Software Happiness souligne également que 62 % des employés estiment qu'ils n'atteignent pas leur potentiel productif en raison d'une inadéquation liée au logiciel.
En ce qui concerne les alertes, les obstacles à la prise de parole et au traitement efficace des cas sont déjà élevés : peur, culpabilité ou honte pour le lanceur d’alerte, ou les défis pour les gestionnaires de cas qui doivent maintenir le dialogue ouvert pour les suivis, y compris pour les rapports anonymes. C'est pourquoi choisir le bon logiciel est important. Avoir une solution qui n'inspire pas confiance ou qui n'a pas d'interface intuitive ajoutera simplement une barrière technologique supplémentaire pour vos employés.
Solution d'alerte spécialisée
Le second modèle offre une solution similaire mais mieux adaptée à la réalité technologique actuelle. Les solutions de lancement d’alerte spécialisées sont conçues par des experts, sont axées sur le signalement et offrent une vision qui va au-delà de l'exercice de la case à cocher.
Aujourd'hui, les solutions spécialisées sont en plein essor, car elles répondent de mieux en mieux à des problèmes complexes et spécifiques, tels que le signalement. Une entreprise moyenne de 50 employés ou moins utilise 40 abonnements de logiciels différents, et ce nombre peut dépasser les 200 pour celles qui comptent plus de 1 000 employés. C’est en train de devenir le modèle de référence pour la croissance des entreprises.
Conçu par des experts
Par définition, une solution spécialisée vous donnera des outils conçus pour résoudre un problème précis et répondre à un besoin spécifique. Grâce à une compréhension approfondie du signalement en entreprise ou des défis auxquels un responsable de la conformité sera confronté au cours d'une enquête complexe, un prestataire spécialisé dans le lancement d’alerte vous donnera toutes les cartes en main pour assurer le succès de votre programme de conformité, allant de la configuration de l'outil à la gestion du changement dans votre organisation. Cela vous donnera une longueur d'avance pour votre politique de conformité.
Une solution capable de suivre le rythme
En matière de développement, une solution spécialisée vous apportera beaucoup plus de flexibilité et d'agilité.
Dans un contexte où les législations autour du lancement d’alerte évoluent constamment, s'assurer que votre prestataire puisse suivre votre croissance tout en restant conforme à tout moment vous facilitera la vie. Investir dans une plateforme de lancement d'alerte spécialisée vous donnera la garantie de disposer d'un produit innovant tout au long de l'année - et vous n'aurez probablement pas à payer de supplément pour bénéficier d'une plateforme de premier ordre.
Des outils plus spécifiques pour de meilleurs résultats
Le lancement d’alerte n'est pas le seul département qui bénéficie de l'utilisation d'une solution spécialisée. Dans d'autres domaines, comme les Ressources Humaines, de nombreuses entreprises utilisent des outils comme les sondages Pulse pour l'engagement des employés, et une autre application complètement différente pour leur formation, les évaluations de performance, etc.
Les solutions tout-en-un ne sont plus les mieux adaptées lorsqu'il s'agit d'exploiter des sujets spécifiques, et un nombre croissant d'entreprises s'en éloignent.
Gagnez un temps précieux avec les bonnes intégrations
Une solution spécialisée vous fera bénéficier de sa flexibilité et de son agilité, notamment grâce à l'utilisation d'API. La possibilité de connecter votre solution d'Alerte directement aux outils que vous utilisez déjà et de la brancher directement sur d'autres applications (comme le SIRH, d'autres outils GRC, Bi outils, Teams, Slack etc...) vous fera gagner du temps dans vos enquêtes et vous permettra de rencontrer directement vos employés là où ils travaillent.
Avec une API puissante, votre plateforme de lancement d'alerte peut fonctionner de manière transparente avec vos autres logiciels, ce qui assurera une excellente adoption de l'outil par tous vos départements.
En conclusion
Choisir le meilleur outil de lancement d’alerte dépendra, en fin de compte, de la manière dont vous gérez les processus dans votre organisation.
Le fait d'avoir une mosaïque de plusieurs logiciels n'est plus un inconvénient grâce aux intégrations, et une solution spécialisée qui se concentre sur l'expérience utilisateur, tant pour les dénonciateurs que pour les gestionnaires de cas, conduira à des rapports plus qualitatifs, à des enquêtes plus faciles et donc à une meilleure gestion des risques pour votre organisation.
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