Comment obtenir un budget et convaincre votre direction d'investir dans un dispositif d'alerte efficace

Les dispositifs de lancement d’alerte sont des outils essentiels pour aider à détecter et à signaler les comportements non conformes et les violations éthiques au sein d'une organisation. Ces plateformes permettent aux employés de signaler de manière confidentielle et sécurisée un comportement inapproprié sans crainte de représailles.
En tant que responsable de la conformité, ou responsable à la fois du bien-être des personnes et de l'entreprise au sein de votre organisation (RH, gestionnaire de risques, auditeur interne, déontologue, …), vous êtes bien conscient de la nécessité de disposer d'un système de reporting interne. Mais les avantages d'un dispositif de lancement d’alerte peuvent ne pas apparaître aussi évidents pour vos parties prenantes ou les décideurs de votre entreprise. Alors que vous voyez clairement ses avantages, d'autres pourraient le voir comme un coût avec un retour sur investissement faible, voire inexistant.

Cependant, il a été prouvé à maintes reprises que le coût de ne pas avoir de dispositif de lancement d’alerte interne efficace sera toujours plus élevé que le coût de sa mise en œuvre et de son maintien. Par exemple, nous pouvons rappeler l'affaire Volkswagen 2015 (Dieselgate). Le scandale des émissions, connu sous le nom de "Dieselgate", a entraîné un rappel mondial de millions de véhicules concernés, ainsi que d'importantes sanctions juridiques et financières pour l'entreprise.
Le lanceur d'alerte, ingénieur chez Volkswagen, a informé les régulateurs américains du logiciel illégal installé dans les voitures. Il avait déjà fait part de ses inquiétudes au sein de l'entreprise au sujet de la fraude aux émissions, mais a été ignoré et a fini par quitter l'entreprise. Sa décision de signaler le problème à des tiers a finalement conduit à la révélation du scandale et au déclin de l'entreprise.
Alors, quels sont les arguments concrets que vous pouvez utiliser pour convaincre votre organisation d'investir dans un dispositif d'alerte ?

Quels sont les avantages d'avoir un dispositif d'alerte interne ?

Disposer d'un moyen sécurisé, accessible et fiable de signaler les actes répréhensibles au sein de votre organisation présente de nombreux avantages. Ils peuvent aller d'une amélioration de la qualité de vie des salariés à des économies financières pour l'entreprise. Pour mieux les comprendre et appréhender la manière dont ils affectent l'activité globale d'une organisation, divisons-les en catégories.

Avantages pour l'organisation

Du point de vue de l'entreprise, investir dans un dispositif d'alerte interne peut apporter plusieurs avantages, notamment :

Détection précoce et prévention des risques : Une plateforme de lancement d’alerte peut permettre aux employés de signaler une inconduite potentielle ou un comportement contraire à l'éthique avant que la situation ne dégénère, permettant à l'entreprise de prendre des mesures correctives et d'éviter de nuire à la production, à la réputation ou à la responsabilité légale de l'entreprise. A terme, cela vous permettra d'identifier la cause racine des dysfonctionnements et d'y remédier pour éviter que la situation ne se reproduise.

Amélioration de la gouvernance d'entreprise : Une plateforme de lancement d’alerte bien conçue peut aider à renforcer une culture de transparence et de responsabilité au sein de l'entreprise, en encourageant les employés à signaler leurs préoccupations et à s'assurer que les problèmes sont traités de manière rapide et efficace. Avoir une forte culture de la prise de parole au sein de votre organisation peut aider à démarrer un cycle d'amélioration continue.

Responsabilité civile réduite : En offrant aux employés un moyen sûr et confidentiel de signaler leurs préoccupations, une plateforme de lancement d’alerte peut aider les entreprises à identifier et à traiter les violations potentielles de la loi avant qu'elles n'entraînent des litiges coûteux ou des sanctions réglementaires (qui prennent souvent la forme d’amendes très coûteuses). En outre, de nouvelles législations, telles que la Directive UE, incluent une obligation de mettre en place des canaux de signalement internes dans les entités publiques et privées de 50 salariés ou plus.

Amélioration du moral et de l'engagement des employés : Les employés qui estiment que leurs préoccupations sont prises au sérieux et traitées rapidement sont plus susceptibles d'être impliqués et engagés envers l'entreprise, ce qui entraîne une augmentation de la productivité et des taux de rétention. Les lanceurs d’alerte qui se sentent ignorés finissent presque toujours par quitter l'entreprise, où ils ne se sentent ni valorisés ni entendus. De plus, un environnement de travail hostile pour vos employés qui n’est pas détecté entraînera des coûts considérables. Embaucher de nouveaux employés pour remplacer ceux qui sont continuellement poussés vers l’extérieur par des intimidations coûte autant, voire plus, qu'une plateforme de lancement d’alerte.

Avantage compétitif : Une entreprise qui privilégie les comportements éthiques et la transparence est plus susceptible d'attirer et de fidéliser les clients, les investisseurs et les employés qui apprécient ces qualités, ce qui lui confère un avantage concurrentiel sur le marché. Les investisseurs doivent évaluer les entreprises avant de s'engager. Faire preuve de transparence et d'éthique, afficher une solide culture de prise de parole donnera aux investisseurs le feu vert dont ils ont besoin. En effet, les entreprises reconnues comme les entreprises les plus éthiques au monde d’après l’Index éthique 2023 d'Ethisphere ont affiché une performance supérieure à celle d'un groupe similaire de grandes entreprises de 13,6 % sur cinq ans. Mais les avantages concurrentiels qu'un dispositif d'alerte peut vous procurer ne se limitent pas à l'aspect réputationnel. Vous pouvez profiter des données clés collectées et les extraire de votre plateforme d'alerte pour les inclure dans un reporting extra-financier, obligatoire dans un nombre croissant de pays. Des législations obligeant les entreprises à fournir des informations ESG sont introduites dans le monde entier pour répondre à la demande des investisseurs. En 2021, une étude a identifié 25 pays qui ont introduit des mandats ESG, principalement pour les institutions financières, les entreprises publiques et les grandes entreprises cotées, mais les petites entreprises sont également confrontées à des demandes d’information sur leurs mesures ESG.

Réduction des risques et des coûts de renouvellement du personnel : Les coûts cachés du roulement du personnel, ou turnover, sont difficiles à mesurer. En appliquant des mathématiques de base lors de l'examen du renouvellement du personnel et en utilisant l'échelle salariale, nous pouvons cependant avoir une estimation de la somme d'argent qui y est consacrée. Un rapport de la Society for Human Management (SHRM) a montré que remplacer un employé coûte à une entreprise 6 à 9 mois de son salaire. En réduisant le risque que vos employés quittent l'entreprise, vous serez en mesure de protéger et de maximiser vos profits. Ces économies à elles seules peuvent compenser l'investissement consacré à l'amélioration de votre dispositif de lancement d’alerte.

Avec des répercussions positives sur la gestion des risques, la réputation, la responsabilité légale et la performance, un dispositif d'alerte ne se limite pas à un simple outil de signalement pour les entreprises.

Avantages pour les employés

Du côté des employés, un outil comme une plateforme de lancement d'alerte peut radicalement changer leur quotidien au travail. Les avantages incluent :

Protection contre les représailles : une plateforme de lancement d’alerte bien conçue peut offrir aux employés une protection contre les représailles lorsqu’ils signalent une faute potentielle ou un comportement contraire à l'éthique. Cela peut aider les employés à se sentir en sécurité lorsqu'ils signalent des problèmes sans craindre de perdre leur emploi ou d'être pénalisés d'une autre manière. Proposer l'anonymat par défaut est un bon moyen d’éliminer certains des obstacles à la prise de parole.

Valorisation : une plateforme de lancement d’alerte peut permettre aux employés de faire la différence sur leur lieu de travail et de contribuer à une culture de transparence et de comportement éthique. Cela peut conduire à une plus grande satisfaction professionnelle à un sentiment d’utilité sur le lieu de travail. En fin de compte, ce sentiment de valorisation aura tendance à se manifester par une productivité accrue et un environnement de travail plus sain, ce qui permettra de mieux fidéliser les employés.

Amélioration de la sécurité au travail : une plateforme de lancement d'alerte peut permettre aux employés de signaler des problèmes de sécurité ou des dangers qui peuvent passer inaperçus, conduisant à un environnement de travail plus sûr et plus sain.

Traitement équitable : en offrant aux employés un moyen de signaler leurs préoccupations, une plateforme de lancement d’alerte peut aider à garantir que tous les employés sont traités équitablement et que les problèmes sont traités de manière rapide et efficace. Cela peut conduire à une plus grande confiance et un plus grand respect entre les employés et la direction.

Impact positif sur la société : en signalant une faute potentielle ou contraire à l'éthique, les employés peuvent aider à prévenir les dommages à l'entreprise, à ses clients et à la communauté au sens large. Cela peut conduire à un sentiment de fierté et d'épanouissement en sachant qu'ils contribuent au bien commun. Souvent, lorsque les employés hésitent à signaler une situation qui pourrait nuire à la carrière et à la vie d'autres personnes impliquées, le fait de savoir qu'ils font ce qui est juste les pousse à s'exprimer.

Avantages pour les clients et les investisseurs

Bien qu'une plateforme de lancement d’alerte soit interne à l'organisation, ses avantages iront au-delà de ses parties prenantes directes et auront un impact sur le public et les parties externes telles que les clients et les investisseurs. Les avantages incluent :

Confiance renforcée : un dispositif de lancement d’alerte peut renforcer la confiance entre les clients et les investisseurs en démontrant l'engagement d'une organisation envers un comportement éthique et responsable. Cela peut aider à établir des relations à long terme basées sur la confiance et le respect mutuels. En conséquence, la notoriété et la réputation de votre organisation augmenteront positivement et induiront un cercle vertueux de confiance.

Respect de la réglementation : un dispositif de lancement d’alerte peut aider les organisations à se conformer aux exigences réglementaires liées au signalement et à la lutte contre les pratiques contraires à l'éthique. Cela peut aider à éviter des sanctions juridiques et financières et à maintenir une bonne réputation auprès des régulateurs.

Diminution du risque réputationnel : en permettant aux organisations de détecter et de résoudre les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent publics, les entreprises peuvent éviter de nombreux dommages juridiques, financiers et de réputation. Un dispositif de lancement d’alerte peut aider à protéger la marque et la réputation d'une organisation, ce qui peut être essentiel pour maintenir la confiance des investisseurs et attirer de nouveaux clients.

L'équilibre coûts-avantages d'un dispositif de lancement d'alerte (ROI)

Combien coûte un dispositif de lancement d'alerte ?

Maintenant que nous avons établi et structuré les avantages de la mise en place d'un dispositif de lancement d'alerte, il est temps de parler de son coût. Un dispositif de lancement d’alerte peut être un terme vague qui peut faire référence à une politique de porte ouverte, une simple adresse e-mail, une ligne d'assistance téléphonique externe ou un logiciel avancé permettant le reporting sécurisé, la mise en place de processus personnalisés et l'analyse des données.
Selon votre entreprise, vos besoins spécifiques varieront, tout comme le coût global de votre dispositif de lancement d'alerte. Plusieurs facteurs doivent être pris en compte, tels que la taille et la complexité de l'organisation, la portée et les caractéristiques du dispositif, ainsi que le niveau de soutien et les ressources nécessaires pour le faire fonctionner et le maintenir.

Les principaux centres de dépense pour un dispositif de lancement d’alerte interne comprennent :

La technologie nécessaire pour mettre en œuvre le dispositif lui-même. Cela peut couvrir les infrastructures informatiques, le développement en interne ou l'achat du logiciel, et tout matériel nécessaire pour mettre en œuvre et maintenir un dispositif efficace à long terme.

Le personnel impliqué dans la gestion et la maintenance du dispositif. Ils seront chargés de recevoir les rapports, d'enquêter sur les cas, de fournir des conseils juridiques ou de conformité et d'assurer la conformité réglementaire.

Communication et promotion autour des canaux de signalement. Cela comprend le coût de la création et de la distribution de matériel d'information, la formation des parties prenantes sur la façon d'utiliser le dispositif et le développement de campagnes de communication pour encourager le signalement. La manière dont vous gérez le changement aura un impact considérable sur l'efficacité de votre dispositif de lancement d’alerte.

L'audit et l'évaluation de la performance du dispositif doivent être menés régulièrement, afin de s'assurer qu'il reste efficace et efficient dans le temps. Une fois que vous avez mis en place un dispositif de lancement d'alerte, vous devrez fournir des mesures de son efficacité, qui pourront ensuite être incluses dans le reporting extra-financier aux actionnaires et aux investisseurs potentiels.

Le coût de ne pas avoir de dispositif de lancement d’alerte

Lorsque l'on plaide pour la mise en place d'un bon dispositif de lancement d’alerte, un coût qui passe souvent inaperçu est le coût de ne PAS avoir de plateforme de signalement disponible dans votre organisation. De nombreux cas de lanceurs d’alerte qui ont fait la une des journaux au fil des ans avaient une chose en commun : la plupart de ces événements dommageables auraient pu être entièrement évités si le lanceur d’alerte avait été correctement entendu au sein de son organisation. Pour mieux approcher ces coûts cachés, on peut les décomposer en trois grandes catégories :

Coûts réputationnels

Faire la une des médias est généralement le contraire d'une bonne nouvelle en matière de lancement d’alerte. Une fois qu'un lanceur d'alerte se tourne vers des canaux externes pour s'exprimer, parce qu'ils n'avaient pas les outils et/ou les conditions appropriés pour le faire en interne, l'organisation perd le contrôle de la situation. Les mauvaises nouvelles ont tendance à avoir un impact et à rester plus longtemps dans l'esprit des gens, ce qui coûte à votre organisation sa réputation sur le marché.
Une communication de crise doit être déployée, ce qui représente déjà une dépense considérable sur le court terme. Sur le à long terme, les atteintes à la réputation causées par la couverture médiatique, le bouche à oreille et l'opinion publique, est souvent impossible à surmonter.

Frais juridiques et financiers

Nous avons évoqué le coût de la communication de crise, mais ce ne sera pas la seule dépense que votre organisation devra prendre en compte. L’entreprise peut encourir des frais juridiques pour se défendre contre toute action en justice pouvant résulter des allégations du lanceur d’alerte. De plus, des amendes réglementaires peuvent s'appliquer en cas de violation de toute loi ou réglementation. Ces coûts, ajoutés aux coûts de réputation, conduisent souvent à la chute de l’organisation.

Frais de rétention

Enfin, ne pas disposer d'une plateforme d'alerte adaptée et efficace peut coûter très cher en termes de turnover. Laisser un lieu de travail toxique ou un tyran passer inaperçu repoussera vos employés. Sans connaissance de la situation ou de tout moyen d’enquêter et résoudre le problème, vous devrez continuellement embaucher et former de nouveaux employés. Le nouveau personnel connaîtra alors sous peu le même sort que leurs prédécesseurs et votre organisation s'enlisera dans un cercle vicieux, où le coût de remplacement du personnel ne cessera d'augmenter tandis que la réputation de votre entreprise attirera de moins en moins de candidats.

De nombreuses organisations, de toutes tailles et secteur d'activité, ont illustré à quel point un dispositif et des politiques de lancement d’alerte médiocres ou inexistants peuvent être coûteux.
Quel que soit le prix de la mise en place et de la maintenance de votre dispositif de lancement d’alerte, il sera toujours inférieur aux coûts de l'absence de plateforme.

Témoignages de réussite : changer le récit du lancement d’alerte

Les histoires de lanceurs d’alerte célèbres sont souvent celles qui révèlent des scandales dans les médias et les histoires de la chute de certaines organisations.
Pour illustrer la nécessité d'un dispositif d'alerte à votre direction, vous pouvez également tirer parti des réussites des entreprises qui ont fait cet investissement. Des organisations de tous les types d'industries et de toutes les tailles voient des avantages et bénéficient chaque jour de leurs dispositifs de lancement d’alerte. Voici quelques exemples.

Le lancement d’alerte à une échelle mondiale

Lorsque votre entreprise exerce des activités dans plusieurs pays, s'assurer que les employés sont entendus et que leur message reste intact peut être complexe.
Ce fut le cas de grands groupes de distribution tels que Auchan Retail et Decathlon.
Pour ces deux organisations, la valeur ajoutée de leur nouveau dispositif d'alerte s'est rapidement fait sentir :

La confiance dans la plateforme se confirme par l'augmentation du nombre de signalements d'année en année : +105% de signalements ont été reçus entre 2020 et 2021 chez Decathlon
La conformité dans plusieurs juridictions est facilement gérée grâce à une solution évolutive, conçue pour répondre aux exigences spécifiques de l'organisation
Ils ont tous deux acquis une meilleure vision et compréhension de la culture du Groupe et de ses risques éthiques. Ils ont pu détecter les tendances et éliminer les causes profondes des dysfonctionnements au sein de leur organisation.
Ils ont tous deux joui de niveaux records de réputation et de notoriété

Permettre aux lanceurs d'alerte de s'exprimer depuis leur lieu de travail

Pour certaines industries ou professions, s'appuyer uniquement sur des canaux de signalement qui ne sont pas mobiles peut rendre difficile le signalement d'actes répréhensibles. Par exemple, le personnel hospitalier n'est presque jamais derrière un ordinateur ou n'a pas le temps de suivre la procédure souvent longue de signalement par l'intermédiaire d'une ligne d'assistance téléphonique. Les ouvriers dans les usines ou sur les chantiers de construction n'ont pas toujours accès à un ordinateur sur leur lieu de travail.

Avec une solution responsive couplée à une application mobile, le groupe français Onet, une entreprise qui recrute du personnel de maintenance, est en mesure de donner la parole à ses 68 000 employés répartis dans 350 agences dans 9 pays.

Atteindre vos employés là où ils se trouvent est primordial pour le succès de votre dispositif d'alerte, car ils sont en première ligne pour détecter tout risque ou comportement dangereux.
Pour Onet, le succès de leur dispositif d'alerte repose sur une plateforme accessible et simple d'utilisation avec une application mobile favorisant les échanges anonymes avec les lanceurs d'alerte. La traduction automatique du dispositif facilite également le reporting à l’international et l'analyse du climat éthique du Groupe par pays.

Investir dans votre personnel est bon pour les affaires

Le retour sur investissement de votre dispositif d'alerte sera très rapidement apparent pour votre organisation. Mettre en place des fondations saines en plaçant la confiance, la responsabilité et la transparence au centre de vos valeurs et de vos politiques fera une énorme différence dans votre chiffre d'affaires, votre réputation, vos relations avec les investisseurs et votre gestion des risques.
Avoir un bon dispositif de lancement d’alerte en place vous évitera également des amendes coûteuses, des frais de communication de crise et de litige, ainsi que tous les coûts associés à des actes répréhensibles découverts trop tard (fraude, conflit d'intérêts, etc.).
À la fin de cet article, vous devriez être bien équipé pour présenter la mise en place d'un dispositif d'alerte au sein de votre entreprise.
Cependant, chaque organisation est différente, tout comme ses exigences. N'hésitez pas à planifier un appel de 30 minutes avec l'un de nos conseillers et experts en lancement d’alerte pour plus d'informations !

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