Dispositif d'alerte professionnelle : comment définir vos critères d’assignation ?
Le saviez-vous : plus de 40 % des fraudes en entreprise sont détectées grâce aux signalements internes, selon l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE). Ce chiffre révèle que chaque voix compte et que les dispositifs d’alerte sont des outils clés pour les organisations. Au-delà d’être instaurés par des cadres réglementaires comme la loi Sapin 2 en France ou les transpositions de la Directive Européenne sur la protection des lanceurs d'alerte, ces dispositifs sont un levier de confiance et de sécurité pour les collaborateurs qui osent signaler des comportements non conformes.
Dans un grand groupe, où le volume d’alertes peut-être plus élevé, comment s'assurer que chaque signalement bénéficie d'une attention adéquate ? C’est là que la question des critères d’assignation prend tout son sens. Dans cet article, découvrez quels sont les critères essentiels à inclure dans la construction de votre dispositif de lancement d’alerte professionnelle.
Pourquoi les critères d’assignation sont-ils essentiels au bon fonctionnement d’un dispositif d’alerte ?
Critères d’assignation : de quoi parle-t-on ?
Les critères d’assignation désignent un ensemble de règles qui orientent chaque signalement vers la bonne personne ou l’équipe adéquate, en tenant compte de la nature de l’alerte et de son contexte. Ces critères sont donc au cœur du bon fonctionnement d’un dispositif d’alerte professionnelle.
Les avantages d’une définition précise de vos critères d’assignation
- Un traitement des alertes plus rapide et efficace : avec une assignation correcte, les alertes ne sont pas perdues dans des transferts d’informations et les réponses sont plus rapides.
- Un risque d'erreur minimisé : en acheminant chaque signalement vers la bonne entité, moins de mauvaises interprétations et des prises en charge inappropriées, garantissant ainsi une gestion rigoureuse.
- Une meilleure prévention des conflits d'intérêt : en veillant à ce que les destinataires des alertes ne soient pas impliqués dans les faits concernés.
- Une confiance interne renforcée : les collaborateurs se sentiront plus en sécurité pour signaler des problèmes s’ils savent que leur alerte sera traitée avec impartialité et respect de la confidentialité.
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Les 4 critères indispensables pour bien structurer votre dispositif d’alerte
#1 La localisation géographique
La dimension géographique est un critère clé dans le traitement des alertes, en particulier pour les entreprises internationales. Étant donné que les lois sur la protection des lanceurs d’alerte varient d’un pays à l’autre, la vigilance est de mise. Une bonne prise en compte des réglementations locales permettra non seulement de garantir la conformité, mais aussi de protéger les informations et les personnes impliquées.
Optimiser son dispositif d’alerte : les bonnes pratiques
Un dispositif bien structuré ne garantit pas seulement une efficacité opérationnelle, mais aussi une adéquation avec les meilleures pratiques et recommandations internationales. Pour en savoir plus, explorez notre article sur les plateformes d’alerte conformes à la norme ISO 37002.
#2 La catégorie de l’alerte
Pour une meilleure gestion, les signalements nécessitent d’être organisés en fonction de leur catégorie. On distingue notamment ceux relatifs aux ressources humaines (RH) et ceux liés à la compliance.
Les alertes concernant des problématiques RH, telles que le harcèlement moral ou sexuel, les agissements sexistes, la discrimination, les atteintes aux droits humains, à la santé ou la sécurité des personnes, exigent une approche confidentielle et empathique, souvent gérée par l’équipe RH.
En revanche, les signalements associés à la fraude ou à la corruption demandent une expertise juridique et parfois technique, pouvant impliquer l'intervention de différentes équipes (RSSI, DPO, etc.). Ce type d’alerte concerne notamment le trafic d'influence, les conflits d'intérêts, les infractions financières, la cybercriminalité, les manquements à la protection des données, le vol, l'usurpation d'identité, les pratiques commerciales déloyales ou anticoncurrentielles, etc.
#3 La gestion des conflits d’intérêts
Afin de garantir l’impartialité, disposer d’un protocole en cas de conflits d’intérêts est indispensable. Si une alerte concerne un membre de l’équipe chargée de la traiter, des mesures doivent être mises en place pour réassigner l’affaire et maintenir l’intégrité du processus.
#4 Le type du traitement requis
L'ouverture d'une enquête repose sur trois critères : sa gravité (impact sur la sécurité, l'organisation ou les personnes impliquées), le type de risque (légal, financier, réputationnel, etc.) et la présence d'éléments concrets justifiant sa recevabilité.
Aussi, certaines alertes doivent être traitées localement en raison des spécificités culturelles ou réglementaires, comme les questions de ressources humaines telles que le harcèlement ou les conflits. Par contre, d'autres nécessitent un traitement global, comme celles à fort impact financier ou réglementaire, telles que la fraude ou la sécurité informatique.
Les critères d’assignation complémentaires, à adapter aux besoins uniques de votre organisation
Classer les alertes en fonction de leur urgence et gravité permet de prioriser leur traitement et les actions à entreprendre. Toutefois, chaque entreprise doit adapter ses critères d’assignation à ses spécificités internes, qu’il s’agisse de sa taille, de sa structure ou de son secteur d’activité.
Pour une multinationale par exemple, la gestion des alertes peut varier selon les filiales et les entités locales. Ce type de différenciation favorise une meilleure prise en compte des réalités culturelles et légales de chaque région. En bref, intégrer ces nuances dans le dispositif améliore l’efficacité et l’adaptabilité des processus de gestion d’alerte !
La phase de mise en œuvre et d’adaptation des critères
Le processus de conception
Le succès d’un dispositif de lancement d’alerte repose sur la collaboration avec les différentes parties prenantes de l’entreprise. Les équipes RH, juridiques, et compliance sont encouragées à être impliquées dès le début pour s’assurer que toutes les perspectives sont couvertes.
Vous pouvez organiser des sessions pour discuter et affiner les critères d’assignation, en tenant compte des contraintes et des besoins de chaque département.
L’évaluation continue
Un dispositif d’alerte professionnelle n’est pas figé : il évolue pour s’adapter aux nouvelles réalités de l’entreprise, aux retours d’expérience des utilisateurs et évolutions des exigences légales et réglementaires. Pensez à recueillir les retours des équipes impliquées dans la gestion des alertes afin d’identifier les ajustements nécessaires et d’améliorer les critères d’assignation en fonction des besoins réels de l’organisation.
Vous pouvez réaliser des évaluations régulières pour vérifier l’efficacité du dispositif et ajuster les critères d'assignations en conséquence.
Avec Whispli, les mises à jour hebdomadaires, livrant régulièrement de nouvelles fonctionnalités facilitent la gestion des alertes et leur efficacité en continu.
La supervision du dispositif
Les règles d'assignation permettent également d'ajouter automatiquement en supervision des référents chargés d'assurer le pilotage de la gestion des alertes sur un périmètre. Ils assurent que :
- les équipes locales suivent les processus mis en place ;
- les lois locales sont bien respectées ;
- la donnée est bien renseignée pour fournir les données de reporting.
Conclusion
Un dispositif de lancement d’alerte bien configuré est un atout inestimable pour toute organisation. En établissant des critères d’assignation adaptés, vous garantissez non seulement un traitement rapide et juste des signalements, mais vous renforcez également la culture d’éthique et de transparence de votre entreprise. Aussi, en révisant régulièrement vos règles d’assignation, vous assurez leur pertinence face aux évolutions réglementaires et organisationnelles, renforçant ainsi l’efficacité de votre dispositif d’alerte.
Whispli s’engage à accompagner les entreprises dans cette démarche avec une plateforme intuitive, flexible, et conforme aux exigences réglementaires.
